Slik sikrer de ansvarlige innkjøp gjennom hele verdikjeden – hele veien fra den andre siden av kloden til Skandinavia

Miljøavtrykk og bærekraft er kriterier som har blitt en sentral del av innkjøp og prosjekter i energibransjen. Det ligger en klar forventning om at energiaktører tar bærekraft med i regnestykket når de skal velge leverandør. Så hvordan kan man sikre ansvarlige innkjøp? Og hvordan sikre at bærekraftskrav er oppfylt, når et selskap har en internasjonal leverandørportefølje?

Vi har tatt en prat med Ewa Enkvist og Ankush Sunkale, som begge er tilknyttet prosjektinnkjøpsfunksjonen i Melbye, for å få innsikt i hvordan de jobber for å sikre ansvarlige innkjøp globalt. Målet er at selskapet kan tilby energibransjen produkter som er laget på en ansvarsfull og bærekraftig måte, både med hensyn til mennesker og planten. Enkvist er tilknyttet avdelingen i Sverige, mens Sunkale er lokalisert i India.

Hva er de største utfordringene som leverandør i energibransjen akkurat nå? 

– Ledetider, samt å sikre leveranser til riktig tid er sentrale utfordringer som leverandør, begynner Enkvist. Det er avgjørende å være proaktiv gjennom tett samarbeid med leverandører og kunder for å sikre leveransekjeden, legger hun til.

Sunkale oppgir også at punktlige leveranser er en viktig del av hans jobb, i tillegg til tilsyn hos leverandører og det å sørge for at forbedringsplaner hos leverandørene oppfylles.

Når samme krav gjelder i alle land

Pris, kvalitet og leveransedyktighet er godt forankrede kriterier, men de siste årene har bærekraft blitt en del av kriteriene som er med i vurderingen av produkter og leverandører. For Melbye inngår miljøkrav også i arbeidet om ansvarlige innkjøp.

En miljødeklarasjon eller en EPD sier noe om miljøprofilen til et produkt og gjør det mulig for kunder å sammenligne produkter innenfor en kategori, uavhengig av hvor produktet er laget. Melbye har en bred leverandørportefølje med en blanding av leverandører lokalisert i Øst-Asia, Europa, Amerika og Norden. De må altså stille samme krav til EPDer hos alle sine leverandører, uansett hvilket land de holder til i.

Hva er typiske utfordringer forbundet med arbeidet med EPDer i de ulike landene?

— Det er mange selskaper som enten ikke kjenner til EPDer eller ikke har ønsket å bruke miljødeklarering før, forteller Sunkale.

Enkvist kjenner seg igjen i kollegaen sin beskrivelse og legger til at forståelse for miljøkravene er en utfordring.

— Det kan være en utfordring å forstå hvorfor vi ønsker å jobbe på en bestemt måte og hvorfor vi stiller og følger opp enkelte spørsmål, oppgir Enkvist.

— Vi har utviklet flere egne EPDer, sier Sunkale. Dette gjør at vi lettere kan veilede våre leverandører, legger han til.

Videre spør vi hvordan de jobber for med de utenlandske leverandørene for å sikre at EPD-kravene er oppfylt.

— Det alltid lurt å sette seg ned med leverandøren i en samtale for å diskutere og få forståelse, sier Enkvist.

Dette er grunnen til at Melbye har flere ansatte lokalt blant leverandørene rundt om i verden. India og Kina er blant landene hvor de er fysisk til stede.

— Den fysiske tilstedeværelsen er til stor hjelp med tanke på samarbeid og dialog med leverandøren, understreker Enkvist.

Leverandørrevisjon og overraskelsesbesøk

Før Melbye inngår samarbeid med en leverandør, gjør de en flertrinns leverandørevaluering. Det er viktig at leverandørene har en god forståelse av deres Code of Conduct, FNs bærekraftsmål og andre kriterier innen kvalitet og bærekraft, ifølge Enkvist. Sunkale har vært ansatt i Melbye i 30 år og har ansvar for å besøke leverandørene i flere land i Asia for å gjennomføre leverandørrevisjoner.

— Vi foretar leverandørrevisjon også før vi starter opp samarbeid. Sentrale kriterier til en leverandør er kvalitet, som sikres gjennom ISO 9001-sertifisering, samt overholdelse av arbeidslover lokalt i tillegg til den norske åpenhetsloven, oppgir Sunkale.

Den første avtalen man inngår er gjerne på 5 år, for å indikere at man ønsker og være en langsiktig partner. Dersom man ser at partnerskapet fungerer godt, utvides samarbeidet.

— Vi er åpne og transparente med våre leverandører, og vi forventer tilsvarende av dem, legger Sunkale til.

— Vi tilstreber solide og langsiktige leverandørrelasjoner, tilføyer Enkvist.

Hva skjer under en revisjon?

— Vi har vår egen revisjonsmal, som vi ber leverandøren fylle ut på forhånd, begynner Sunkale. Deretter utfører vi vår fysiske revisjon og sjekker om det de har selvrevidert stemmer.

Funksjoner som Sunkale reviderer er produksjon, prosess, kvalitet, FoU, HR, innkjøp, vedlikehold, HMS, forretninger og forsendelser.

— Vi samler revisjonsrelatert bevis og når revisjonen er fullført lager vi en rapport, diskuterer internt og deler rapporten med leverandøren. Ved avvik eller forbedringsområder, informerer vi umiddelbart i løpet av revisjonen og hvis tiltak er nødvendig sender vi en forbedringsplan, opplyser han.

Sunkale gjennomfører i snitt to revisjonsbesøk i året hos leverandørene i India. Dette inkluderer både planlagte besøk og overraskelsesbesøk.

Langsiktige samarbeid høster frukter

Blant avvikene som Melbye har funnet opp gjennom årene, finner vi tilfeller knyttet til HMS, lønn og overtid. Samtlige av disse tiltakene er blitt korrigert. Selskapet har en lang tradisjon for å jobbe målrettet med ansvarlige innkjøp i verdikjeden. Som et direkte resultat av den tette kontakten med leverandørene som man har hatt gjennom mange år, har man lyktes i å levere EPDer raskt.

— Takket være gode samarbeid vi har hatt over lengre tid, har EPD-krav fått høyt fokus og prioritet hos våre leverandører, gjengir Enkvist.

Hva har dere lært av samarbeidene med utenlandske aktører? 

— At forståelse er utrolig viktig for å skape gode og tette partnerskap. I tillegg opplever vi at vi lærer mye av hverandre ved å jobbe sammen, sier Enkvist.

Hva opplever dere at leverandørene i utlandet har lært av dere i Melbye? 

— Fokus på bærekraft, helse og sikkerhet, oppgir Sunkale.

Han legger til at de ser forbedringer og oppgraderinger, samt bedre kommunikasjon som resultat av de nære samarbeidene.

Med andre ord er tette partnerskap og grundig oppfølgning en fordel som Melbye har kunnet høste frukter av nå som bærekraft står høyt blant kriteriene til kunder i energibransjen.

Har du spørsmål om miljødokumentasjon eller ønsker du innspill om hvordan du kan finne bærekraftige løsninger? Ta kontakt med oss.